Depuis l’apparition du Covid-19 au Maroc, début Mars 2020, de nouveaux choix vont s’imposer en matière de gestion du foncier d’entreprise d’une part, et en matière d’aménagement des espaces bureaux d’autre part pour les Institutions et entreprises du secteur Public et du secteur privé.
Des options qui étaient facultatives, comme le télétravail, sont implémentées en urgence bien que le cadre légal qui protège l’employé et l’employeur dans le cas du travail à distance, n’existe pas encore au Maroc. La gestion de l’actif immobilier, quant à elle, va subir de profonds changements.
UN IMMOBILIER DE BUREAU PLUS FLEXIBLE :
Avec l’arrivée des OPCI (organismes de placement collectif immobilier) les entreprises pourront se concentrer sur leur cœur de métier, tout en bénéficiant des avantages d’une gestion moins lourde et coûteuse tant en ressources humaines que financières.
L’accroissement de la densité urbaine dans les grandes villes et l’effort toujours croissant que doit fournir le collaborateur pour se déplacer de son domicile (de plus en plus en périphérie de la ville) à son lieu de travail, favorise l’émergence de nouveaux modes de travail.
Et enfin, l’épidémie que nous vivons aujourd’hui va servir d’accélérateur pour tous ces phénomènes.
Ceci mettra en évidence, la nécessité d’une gestion des mètres carrés plus conforme aux nouvelles attentes et offrir aux collaborateurs un confort et une utilisation « pratique » au jour le jour.
Au départ, une part allant généralement jusqu’à 20% des effectifs, devrait bénéficier d’un aménagement horaire hebdomadaire contenant, un, deux, voire trois jours en mode télétravail.
Ceci, pourrait se traduire dans l’espace des plateaux bureaux par l’aménagement de zones dites nomades contenant des postes non attribués spécifiquement aux collaborateurs. Ces espaces sont « bookés » en fonction des disponibilités du jour ou de la semaine, par le moyen d’un site dédié par l’entreprise ou d’une application téléphonique dédiée.
Ces zones nomades qui constitueront au début du projet « Flex-Office », une faible proportion de l’ensemble de l’offre de l’employeur, peut devenir de plus en plus importante, pour tous les métiers adaptables à ce mode de fonctionnement.
Sur le foncier, ceci se traduit par un gain en termes d’espace exploité par l’entreprise, puisque, en plus de la vacance crée par l’absence physique de 20% des effectifs qui seront en Télétravail, plusieurs des espaces nomades et collaboratifs, peuvent être mutualisés d’un étage à un autre, par exemple, réduisant ainsi les coûts locatifs à moyen terme.
LA CONDUITE DU CHANGEMENT :
Ce changement radical des modes de travail ne sont pas aisés à implémenter face à des typologies spatiales, construites sur des valeurs favorisant l’organisation verticale, lourde, hiérarchisée, plutôt qu’une organisation horizontale flexible, et fluide.
L’acceptation par les collaborateurs de ce nouveau concept en mode Flex-Office, n’est pas acquis d’avance.
C’est pourquoi, Il est important pour réussir ce changement d’exprimer l’intention du Management de manière claire aux collaborateurs. En mettant l’accent sur les apports positifs qu’une organisation ouverte peut apporter aux collaborateurs :
1- Fluidité des échanges, flexibilité deshoraires, performance jugée sur le résultat plutôt que sur le temps accordé à la tâche, etc…
2- Un aménagement en mode start-up, ludique, permet de transmettre des valeurs nouvelles et favorise la créativité et la productivité des collaborateurs.
3- La réduction du nombre de bureaux fermés favorise un management horizontal et collaboratif.
4- La mise en place d’espaces de restauration rapide (kitchenettes, buvettes…) permet aux collaborateurs d’humaniser son lieu de travail tout en favorisant le team-building.
Nous recommandons aussi, la création d’une une nouvelle Charte d’aménagement, qui peut être proposée par la communication interne de l’entreprise ou sa Direction RH après la mise en place d’ateliers de travail ou tous les collaborateurs participent et qui iront dans le sens de renforcer l’appropriation de ce nouveau projet de changement.