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Réunion et planification hebdomadaires des projets
Une fois par semaine, lundi ou vendredi, l’ensemble des
responsables se réunit pour faire une mise au point sur tous les
projets. Cette réunion a pour ordre du jour ce qui suit :
• Analyser les résultats des plannings hebdomadaires de
la semaine écoulée/équipe projet.
• Mettre à jour le tableau de bord des projets, en
constatant l’état d’avancement des projets, par
conséquent les phases achevées, à facturer par
l’administration.
• Identifier les étapes prochaines et tâches à faire par
projet, pour élaborer les plannings hebdomadaires de
la semaine (à notifier dans le tableau de bord des
projets).
• Discuter des éventuelles difficultés rencontrées dans les
projets, pour prendre des décisions importantes ou
décider d’actions spécifiques.
• Faire le suivi des objectifs de facturation en
collaboration avec le pilote du processus « M1 »
• Suivi des autorisations sur le tableau dédié « Suivi
Permis »
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Démarrage du projet
De la conception au suivi de la réalisation
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Constitution du dossier projet
Selon les types de projets, le CP et/ou AP constitue le dossier
du projet avec les documents nécessaires dont la fiche de
présentation projet, et ce, avant établissement des études de
faisabilité.
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Etudes de faisabilité
L’équipe projet réalise son étude de faisabilité (à la demande du
client), sur la base de l’ensemble des éléments précités puis la
soumet au Chef de projet et Directeur de projet pour validation.
Selon la taille et l’importance du projet, le chef de projet
présente son étude à la direction pour validation, avant
présentation au client.
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Avant projet sommaire
Selon la taille du projet, l’équipe projet prépare l’APS sous la
supervision du CP. Il s’agit de définir les principales
caractéristiques et d’estimer le budget
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Autorisation de construire, modifier ou aménager
Après validation des plans APS. Le CP et l’AP « Assistante
polyvalente » / CA « Coordinateur administratif » lancent la
procédure d’autorisation et font le suivi jusqu’à obtention du
permis de construire.
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Avant projet détaillé
En parallèle avec l’autorisation et en collaboration avec le BET,
le CP lance les études approfondies des détails et définit les
finitions du projet.
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Dossiers de consultation des entreprises
Durant cette phase, il s’agit de préparer un dossier de plans,
descriptifs et bordereau des prix permettant aux entreprises
d’assimiler le projet et soumettre leur offre.
Selon le type de contrat, l’équipe projet établit le DCE (Dossier
de consultation des entreprises), le valide avec le maitre
d’ouvrage, lance la consultation et procède à l’adjudication
d’une entreprise (si cette mission nous incombe).
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Dossier d'exécution
A la fin de cette phase, nous devons disposer de tous les plans et
détails nécessaires pour une bonne exécution des travaux.
Cette phase se chevauche parfois avec la phase « suivi de
chantier » en collaboration avec l’entreprise.
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Suivi des travaux
Les entreprises adjudicatrices commencent les travaux sur
chantier, le CP assure le suivi de ces travaux et cela jusqu’à
l’achèvement total.
Le CP assure le suivi financier du projet en coordination avec
l’AD/ AP sur Odoo sur un tableau nommé suivi financier d’un
projet.
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Réception provisoire des travaux
Le CP planifie la pré-réception provisoire, puis la réception
provisoire.
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Obtention du permis d'habiter
Assistance au maitre d’ouvrage pour l’obtention du permis
d’habiter / exploitation
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Evaluation interne de conformité
Dès l’achèvement du projet, le directeur projet et/ou gérant
procède à l’évaluation du projet. Cette évaluation donne lieu à
une note de conformité.
L’achèvement du projet enclenche aussi le processus d’enquête
de satisfaction auprès du client.
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Réception définitive des travaux
Une année après la réception provisoire, le CP programme une
visite pour la pré-réception définitive, puis la réception
définitive.
