Pour diverses raisons l’entreprise, peut décider de changer de Siège Social. Celles-ci peuvent aller, du manque d’espace dans leurs locaux actuels, jusqu’au besoin de se restructurer en fonction d’une organisation nouvelle.
Il est important pour bien réussir son nouveau siège social, d’observer certaines étapes :
1. Définir les besoins de l’entreprise :
DIAGNOSTIC :
Le diagnostic est une étape majeure. Il permet de lister les manques, besoins et projections sur un certain nombre d’années. Ces besoins se déclinent d’abord en besoins internes, liés au fonctionnement de l’entreprise (proximité des équipes, possibilité de mutualisation de services, localisation des sites sensibles etc.) Et ensuite en besoins liés aux relations externes (fournisseurs, logistiques, stratégies de développement à l’étranger etc…).
Un listing des effectifs réels, permanent, et volants, est à réaliser en fonction de la taille de l’entreprise.
IDENTIFIER DES VOIES D’OPTIMISATION :
Avant de passer à l’étape « Programme », il est nécessaire d’identifier des voies d’optimisation. A titre d’exemple, la surface d’archivage des documents, est une voie d’optimisation possible.Souvent ,un projet de numérisation est à prévoir, afin de réduire au minimum, les besoins en archivages physiques, et ainsi diminuer notre besoin en surface locative.
2. Établir un Programme :
Le programme est le listing complet des locaux, pièces et dépendances et qui constitueront le nouveau siège. Il est nécessaire durant cette étape d’allouer des surfaces à chaque local afin de fournir une base de travail aux Architectes et aux concepteurs du futur Projet.
Souvent cette étape, est réalisée par une équipe conseil, constituée d’Architectes spécialisés en Space-planning, qui aident le Maître de l’Ouvrage à mieux affiner son besoin.
Durant cette étape, s’il s’agit d’une nouvelle construction : le programme peut être décliné en Niveaux/Etages, ce qui définira la surface du futur terrain ; servant ainsi de base à l’opération de prospection.
3. ESTIMER LE BUDGET :
L’estimation budgétaire qui sera réalisée par l’Architecte-Conseil, tiendra compte de tous les éléments cités plus haut, en plus d’éléments d’ordre comptable, à savoir, notamment, les durées d’amortissements des opérations de construction, d’équipement et d’aménagement.
Afin d’affiner ledit budget, on évaluera la valeur nette comptable (VNC) de tous les équipements, et investissements immobiliers en cours d’amortissement, et qui continuerons à l’être, après le déménagement de l’Entreprise.
L’Architecte, en fournissant une Etude de Faisabilité du Projet, permettra aux décideurs d’avoir une estimation basée sur un aménagement adapté aux besoins du client.
4. CHOISIR LA LOCALISATION DE SON ENTREPRISE :
Définir la localisation de l’entreprise, est un choix qui découlera à la fois des opportunités existant dans la ville elle-même que des projections de l’entreprise. Idéalement, la situation devrait satisfaire les besoins de proximité des employés, aussi bien que les besoins en termes de logistique, ou bien de positionnement marketing lié à la stratégie de l’entreprise.
Le Conseil d’un Architecte ayant mené à bien des opérations de ce type, permettra d’apporter des informations utiles au Management tel que le Coût au m² à la location ou à l’achat dans certaines zones de la ville.
Ces informations vont aider à mieux orienter la décision finale, et permettront d’aider à affiner le budget total de l’opération et d’entamer le processus de réalisation du Projet avec l’Architecte désigné par l’entreprise.